PDFtk - La navaja suiza de los pdf

Imagen de http://www.victorinox.com

PDFtk es una de esas herramientas que permite manipular ficheros pdf de una manera sencilla y rápida.

La instalación en Ubuntu es muy fácil:

$ sudo apt-get install pdftk

Hay una versión para Windows disponible en la página de PDFLabs.

"Explotar" un archivo pdf

Encontré PDFtk buscando la solución a un problema muy concreto. Tenía un fichero grande en formato pdf con todos los boletines de notas juntos; quería separarlos para tener un archivo pdf por cada boletín y así enviarlo por correo electrónico a los alumnos que no podían venir a recogerlo personalmente.

En una sola línea podemos separar todas las páginas del fichero boletines.pdf en tantos ficheros como páginas tenga el documento original:

$ pdftk boletines.pdf burst

Agregar una imagen a un documento pdf

Imagina que tienes escrito un libro y lo pasas a formato pdf. Ahora quieres ponerle una portada que es una imagen en formato jpg.

Primero habría que convertir la imagen jpg en un pdf con el comando convert. Si no tenemos instalado el paquete ImageMagick, lo instalamos:

$ sudo apt-get install imagemagick

 Ahora convertimos la imagen en pdf:

$ convert portada.jpg portada.pdf

Así de fácil. Por último para pegar la portada a nuestro libro y grabarlo todo como libro.pdf:

$ pdftk portada.pdf milibro.pdf cat output libro.pdf

Añadir una marca de agua

Si queremos añadir una marca de agua a un documento deberemos tener la marca por separado en un pdf. Si tenemos la marca en una imagen, ya sabemos cómo convertirla en pdf con convert. Añadiremos la marca que se encuentra en marca.pdf a todas las páginas de libro.pdf y lo grabaremos todo como libroconmarca.pdf:

$ pdftk libro.pdf background marca.pdf output libroconmarca.pdf

Cifrar documento

Aunque, en principio, los pdf se crearon como documentos finales para imprimir o para visualizar por pantalla, hay muchos programas que permiten editarlos, yo suelo usar LibreOffice que además luego me permite exportar el resultado en otro pdf. Si no queremos que nuestro pdf sea editable, lo podemos cifrar con una clave de tal forma que se podrá ver pero no se podrá modificar.

 

Con la siguiente línea, creamos el archivo secreto.pdf a partir de doc.pdf y le establecemos la clave 12345 para poder editarlo:

 

$ pdftk doc.pdf cat output secreto.pdf encrypt_40bit owner_pw 12345

Copy

¿Qué es Copy?

Copy es un sistema de almacenamiento en la nube que te permite tener sincronizados los ficheros que tú elijas entre varios ordenadores y, además, mantiene una copia de esos ficheros en internet.

En una instalación típica, se crea una carpeta con nombre Copy en el ordenador. Todo lo que metas en esa carpeta se subirá de forma automática a internet y podrás acceder a esos ficheros desde cualquier otro ordenador mediante tu clave.

Copy vs Dropbox

Dropbox es una de mis herramientas de productividad imprescindibles, la uso a diario tanto para guardar mi material de trabajo - apuntes, ejercicios, exámenes... - como documentos personales.

Copy es muy similar a Dropbox, aunque hay algunas diferencias.

Dropbox es más rápido (de momento), tiene ya unos cuantos años a sus espaldas y se nota que lo han ido optimizando con el tiempo. Copy funciona bien pero es algo más lento. Aunque en los meses que llevo usándolo he comprobado que cada vez va mejor y los archivos se actualizan cada vez más rápido.

Ambas aplicaciones están disponibles para casi todas las plataformas, yo las uso en Mac OS X, Linux y Adroid.

Una cuenta gratuita de Dropbox ofrece inicialmente 2 Gb de almacenamiento gratuito en la nube que se puede ir ampliando en bloques de 250 Mb mediante el sistema de referidos. En este aspecto gana Copy, que ofrece de entrada 15 Gb gratis si te registras directamente desde su web y nada menos que 20 Gb si lo haces mediante algún referido (por ejemplo mediante cualquiera de los enlaces a Copy que hay en este artículo).

Fair Storage (almacenamiento justo)

Una de las características más atractivas de Copy es lo que ellos llaman fair storage que se podría traducir al español como "almacenamiento justo". Si por ejemplo compartes 1 Gb con otras 3 personas, la cuenta de ese giga se reparte entre los 4 de tal forma que a cada uno se le contabilizan únicamente 250 Mb.

¿Ya usas Copy o no lo conocías? ¿qué otros sistemas de almacenamiento en la nube utilizas?

El correo-e no es una lista de tareas

Bandeja de entrada de GMail (haz clic en la imagen para verla a tamaño original)

El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no es una lista de tareas ni un almacén de archivos.

Con unas zapatillas de tenis se puede correr una maratón, pero no es lo más indicado, lo ideal es utilizar zapatillas de running para ese menester. De la misma manera, uno se puede apañar para hacer del cliente de correo electrónico una navaja suiza que haga las veces de sistema de organización personal, archivador, agenda... pero no es lo más indicado. Cada herramienta está hecha para desempeñar una función.

Si quieres ser más productivo, utiliza tu cliente de correo electrónico para lo que fue diseñado, para comunicarte enviando y recibiendo mensajes por internet.

No dejes mensajes "enterrados" en tu correo. Si un mensaje requiere una acción, pásalo a una lista de tareas, puedes usar Asana, o simplemente un fichero de texto llamado tareas_pendientes.txt. Si un mensaje contiene algún documento o alguna foto, archívalo en el lugar adecuado, puedes utilizar Dropbox.

Tener la bandeja de entrada del correo a cero produce una sensación de tranquilidad y control difícil de describir, si todavía no la has experimentado te recomiendo que la pruebes.

¿Y tú? ¿utilizas el correo electrónico para comunicarte o es tu "jarrillo de lata"?

Memmori: envía tus recordatorios desde el teléfono

La empresa Almiralabs presenta el servicio Memmori. Se trata de un sistema de envío de recordatorios por voz mediante el teléfono (tanto móvil como fijo). Puede resultar muy útil cuando no tenemos a mano un ordenador y queremos incorporar a nuestra bandeja de entrada cualquier tipo de nota: una cita, una idea para un proyecto, una fecha de cumpleaños...


¿Cómo funciona?

Imagina que vas por la calle y se te ocurre una idea para un artículo. Llamas al teléfono fijo de Memmori y dejas un mensaje de voz después de oir la señal. Inmediatamente recibes un correo electrónico con un fichero de audio adjunto en formato mp3 con esa nota de voz que acabas de dejar. El nombre del fichero contiene el número de teléfono desde donde has llamado, la fecha y la hora.

Así de fácil, no hace falta tener internet en el teléfono, ni descargar aplicaciones, solo hay que hacer una llamada.


¿Cuánto cuesta?

El registro es gratuito y te permite enviar 5 mensajes al mes, también de forma gratuita. Con la cuenta Premium, que cuesta 1 € al mes, podrás enviar todos los mensajes que quieras. Hay que sumar el precio de la llamada a un teléfono fijo (tiene el prefijo 911) que dependerá de tu operadora.

Nozbe

Nozbe es un programa para la gestión de tareas que se adapta como un guante a la metodología GTD. Se trata de una aplicación web, lo que nos permite usarla con cualquier sistema operativo y desde cualquier lugar; además con una agilidad y dinamismo muy cercano a una aplicación de escritorio.


Proyectos

Además de los datos obvios como nombre y descripción, a un proyecto se le pueden asignar archivos, notas y, por supuesto, las tareas (en Nozbe se llaman acciones) que lo componen.

Para cada tarea podemos indicar el/los contexto/s, el tiempo estimado que nos tomará, la fecha y si se repite o no. Marcando una tarea con una estrella indicamos que se trata de una "próxima acción" (en Nozbe se llama "acción siguiente").

Por defecto, tenemos los contextos típicos:  ordenador, recado, esperando a... pero podemos añadir contextos personalizados además cada uno con su propio icono.


Vistas y listados

Según la situación, nos puede interesar ver la información de diferente manera. Nozbe nos ofrece las siguientes posibilidades:

• Acciones siguientes (se pueden filtrar por contexto).
• Todos los proyectos con sus correspondientes acciones.
• Detalles de un proyecto determinado.
• Acciones previstas para esta semana.
• Acciones previstas para la semana que viene.

Sincronización

Sin lugar a dudas, uno de los puntos fuertes de Nozbe es la posibilidad de sincronizarse con múltiples aplicaciones. En mis pruebas lo he sincronizado con Google Calendar y Dropbox funcionando a la perfección. Permite también la sincronización con Evernote.

Cada cuenta de usuario tiene asignada una dirección de correo electrónico de Nozbe y se pueden añadir proyectos y tareas mandando un correo a esa dirección, sin necesidad de acceder a la cuenta.

Incluso se pueden añadir tareas desde Twitter. Por ejemplo, escribiendo en nuestro Twitter "d Seleccionar imagen (P Articulo sobre Nozbe) (@Ordenador) (T 15 min)" añadimos la tarea "Seleccionar imagen" al proyecto "Articulo sobre Nozbe" indicando el contexto (ordenador) y el tiempo estimado (15 minutos).


Manejo

Como decía al principio del artículo,  Nozbe es casi tan ágil como una aplicación de escritorio; permite arrastrar y soltar los proyectos, las tareas y los contextos para situarlo todo a gusto del usuario y permite también utilizar combinaciones de teclas para acceder a muchas de sus funciones.


A mejorar

Bajo mi punto de vista sobra información en la pantalla. Me gusta que una aplicación me ayude a concentrarme en lo que estoy haciendo y no me muestre información irrelevante. No me gusta ver constantemente los idiomas disponibles, el copyright de la aplicación,  el calendario, la lista de contextos o el cuadro de "buscar" si son cosas que no estoy utilizando en un momento determinado. A mucha gente le gusta tenerlo todo a la vista, les da sensación de control, pero a mí, que soy un paranoico de las aplicaciones minimalistas, no me gusta. Evidentemente se trata de una cuestión subjetiva en lo referente al estilo, no de un fallo de la aplicación.


Planes

Se puede disponer de una cuenta gratuita limitada a seis proyectos y 1 Mb para archivos. Con la cuenta Personal (9.9 € al mes) dispondremos de un número ilimitado de proyectos y 1 Gb para archivos. A partir de ahí, según el espacio on-line necesario, el número de cuentas y los servicios adicionales que necesitemos, seguro que encontramos la opción que mejor se adapta a nuestros requerimientos en alguno de los planes ofertados: Familia, Equipo o Negocios.

Se trata, en definitiva, de una aplicación muy completa que nos permitirá gestionar con eficacia nuestros proyectos siguiendo la metodología GTD, siempre que nos tomemos el tiempo necesario para aprender a explotar todo su potencial.

Más información en la página de Nozbe.

Google Tasks: gestión simple y eficiente de tareas

Logotipo de Google: www.google.com

He probado infinidad de aplicaciones para organizar mis tareas: GToDo, Korganizer, Tasque, ThinkingRock, Remember the Milk, Getting Things Gnome, Tasko... y sigo probando cada vez que tengo ocasión.

Desde hace un tiempo estoy usando Google Tasks, una aplicación sencilla y práctica que está integrada en GMail. No tiene la versatilidad de otras aplicaciones más complejas como las que he nombrado antes pero cumple a la perfección lo que le pido a un programa de este tipo: una gestión eficaz de las tareas.


Activación de Google Tasks

GTasks no es una aplicación independiente sino un añadido a GMail, por tanto, lo primero que debemos hacer para usar este programa es entrar en nuestra cuenta de GMail. Cuando estemos logueados, deberemos seleccionar Tareas, que está en el menú de la izquierda, justo debajo de Contactos. Una vez hecho esto, aparecerá la ventanita de Google Tasks en la otra esquina de la pantalla (abajo a la derecha).
Podemos poner GTasks a pantalla completa o separarlo de GMail haciendo que quede en una ventana independiente del navegador.


Añadir tareas a la lista por defecto

La primera vez que usamos GTasks, tenemos por defecto una lista con un nombre de la forma Fulanito's list. Obviamente, a cada uno le saldrá su nombre. A mí me aparece Luis José's list.
Para añadir una tarea, simplemente hacemos click dentro de la lista, escribimos la tarea en cuestión y pulsamos INTRO. Podemos añadir, si queremos, información adicional como la fecha de vencimiento, notas, enlaces, etc.


Una lista para cada contexto

La captura de Luis José's list que acompaña a este artículo tiene tareas escritas a propósito para este post, en realidad esa lista la tengo vacía y no la he borrado porque GTasks no lo permite.
Lo normal es tener listas que agrupen tareas del mismo tipo. Por ejemplo, mis listas son "Docencia", "Asuntos domésticos", "Productividad", "Esperanto",  "Libros, discos y pelis", "Esperando" y "ADQ".


Convertir correos electrónicos en tareas

Añadir a las tareas es una de las opciones más útiles de GTasks, consiste en convertir directamente un correo electrónico en una tarea. Esta opción la tenemos en una lista desplegable que aparece al hacer click en el botón Más acciones (justo al lado de Actualizar).
La gran ventaja de pasar correos electrónicos a las listas de tareas radica en que cada cosa queda en su sitio. Podemos archivar el correo y dejar limpia la bandeja de entrada. Ya resolveremos las tareas en el momento oportuno cuando tengamos que procesar la lista en cuestión. De este modo no caemos en el error de utilizar el correo como sistema de organización, es mejor que el peso de la organización recaiga en las listas.


Subtareas

Una tarea compleja que requiera varios pasos se puede dividir en varias subtareas. Para ello se utiliza la tecla TAB, de modo que las subtareas quedan indentadas.
Una subtarea, a su vez, puede dividirse en sub-subtareas; y así podemos seguir creando una jerarquía bastante compleja, cosa poco recomendable. Si queremos mantener nuestro sistema simple y efectivo es mejor no pasar de dos niveles.


Lo mejor de Google Tasks

• Está perfectamente integrado en GMail
• Es muy fácil de usar
• No es necesario instalar nada en el ordenador

Aspectos que se pueden mejorar

• Una misma tarea no puede pertenecer a varias listas como en GTG o en Tasko
• No se puede eliminar la lista que viene por defecto
• Las tareas que no pertenecen a la lista por defecto no se pueden sincronizar con Google Calendar