miércoles, 8 de junio de 2011

¿GTD está hecho para mí?


"Si tienes una balda para los libros, la tienes que llenar con libros. Si tienes un sistema GTD, lo tienes que llenar de tareas, de modo que a veces te creas más trabajo del que necesitas"

Jason Fried de 37 signals

Cuando no conocía los sistemas de productividad mi estado natural era el estrés, me dedicaba a "apagar fuegos", a hacer el trabajo urgente que no podía esperar más; siempre estaba ocupado pero resolvía pocos asuntos, empezaba muchos proyectos y dejaba a medias la mayoría de ellos.

Después de probar muchos sistemas y de adoptar definitivamente GTD gestiono mis compromisos de una manera mucho más eficaz, he reducido muchísimo el estrés y la carga de trabajo bruto, hago más cosas y, lo que es más importante, las hago mejor y a su debido tiempo sin prisas y sin agobios...

Pero no todo son ventajas; como reza la cita que encabeza el artículo, un sistema GTD te puede crear más trabajo del que necesitas. Crear los hábitos necesarios lleva mucho tiempo y esfuerzo. Buscar las herramientas adecuadas que te ayuden a implementar la metodología es un trabajo largo y a veces infructuoso. Después de haber probado un sinfín de programas, yo no he encontrado todavía  uno que me satisfaga por completo y estoy pensando muy seriamente hacerme uno a medida.

Si no te duele nada no vas al médico ¿verdad? pues si llevas bien tu trabajo no te compliques la vida con sistemas de productividad, a la mayoría de los mortales les sobra y les basta con una agenda y un tarjetero, o incluso ni eso.

Éstos son algunos de los síntomas que pueden indicar que a ti SÍ te hace falta GTD:
  • Tienes estrés
  • Estás muy ocupado
  • Cuando terminas la jornada laboral siempre te quedan cosas por hacer y en ocasiones son asuntos importantes
  • Procrastinas con frecuencia (dejas tareas sin resolver por los siglos de los siglos)
  • Tu trabajo no es rutinario sino que cambia constantemente
  • Estás inmerso en muchos proyectos al mismo tiempo
A los que quieran iniciarse en la metodología GTD, les recomiendo la excelente serie de artículos sobre el tema llamada "GTD para dummies" publicados en el blog El Gachupas.

8 comentarios:

  1. Otra cosa importante y mi principal motivo para usar GTD:

    - Demasiadas cosas a las que hacer seguimiento por estar a la espera de una respuesta o colaboración, lo que origina pérdida de control y estar constantemente dandole vueltas a lo que tienes que recordar.

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  2. Luis José Sánchez8 de junio de 2011, 10:16

    Hola Alberto,

    Completamente de acuerdo. Para mí el contexto "A la espera" es uno de los más útiles. Con frecuencia, a la gente se le olvida que te tiene que mandarte un documento o responderte a un correo y no hay más remedio que darle un toque cada cierto tiempo para refrescarle la memoria.

    Un saludo

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  3. Referente a la procrastinación, me recuerda de un artículo de Seth Godin que leí ayer (http://bit.ly/iMzNtl), con la pregunta "¿Qué es lo que te mantiene parado?

    - No sabes lo que tienes que hacer. 
    - No sabes como hacerlo.
    - No tienes la autoridad o los recursos para hacerlo. 
    - Tienes miedo.

    Y creo que es una excelente adición a lo de GTD, porque muchas veces nos inventamos tareas, o huimos de ellas, porque nos dan miedo. Miedo de que nos digan que no. Miedo de que no sale tan bien como queríamos. Miedo de no tener la razón...

    Si no sabes lo que tienes que hacer: GTD
    Si no sabes como hacerlo: aprender
    Si no tienes autoridad/recursos: delegar o pedir ayuda (o perdón al hacerlo sin autoridad)
    Si tienes miedo: mirarle a la cara, reconocerlo como señal que estás en el camino correcto... y seguir adelante. 

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  4. Luis José Sánchez9 de junio de 2011, 16:53

    Hola Valentina,

    En efecto el miedo es una barrera difícil de superar. Casi todos los miedos se podrían resumir en uno: "miedo al fracaso". En la medida en que superemos nuestros miedos seremos capaces de afrontar retos cada vez más ambiciosos.
    Me gusta la puntualización que haces "perdón al hacerlo sin autoridad" jejeje Desde luego es mejor pedir perdón que quedarse sin hacer nada.
    Muchas gracias por tus comentarios.

    Un saludo

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  5. Pues tengo que probarlo, porque doy 100% con el perfil que has dado

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  6. Luis José Sánchez12 de junio de 2011, 22:20

    Hola Mané,

    No te arrepentirás, cuesta bastante tiempo y esfuerzo adaptarlo a la rutina diaria (por desgracia nada es mágico) pero después se agradecen los resultados.

    Un saludo

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  7. Por un lado, la verdad que llevo mucho tiempo leyendo las maravillas del GTD y pensando en aplicarlo a fondo... pero por otro, una de las cosasque he aprendido a base de pasar épocas de esas en las que "no tengo tiempo para nada" es aprender a priorizar... y a dejar de lado cosas que no me interesan tanto...

    La cuestión es que en mi trabajo tengo pocas tareas diferentes, así que en todo caso tendría que aplicarlo a mi vida "normal" y no estoy seguro de que se pueda aplicar tan "directamente"

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  8. Hola Chris

    Priorizar es una de las cosas más importantes. Hay infinitas tareas que se pueden llevar a cabo en un momento dado pero hay que quedarse con lo que realmente lleva a cumplir los objetivos marcados, renunciando a muchas otras tareas (ésta es la parte difícil).

    A nivel operativo, yo no distingo trabajo de vida "normal" o "personal" o como lo quieras llamar. Una tarea es una tarea, ya sea escribir un informe o cambiarle al coche la bombilla fundida. La mayoría de la gente prefiere trazar una línea y tener bien separadas las dos facetas, no sé cuál será tu caso, pero yo prefiero meterlo todo en el mismo saco, así que al utilizar GTD lo gestiono todo por igual.

    Un saludo

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